MODULISTICA – U.O. Segreteria Affari Generali

SERVIZI – U.O. Segreteria Affari Generali

SEGRETERIA AFFARI GENERALI

DESCRIZIONE

Competenze
– Funzioni di supporto tecnico ai compiti e alle incombenze attribuite al Segretario Generale dalla Legge, dallo Statuto, dai Regolamenti e/o conferitagli dal Sindaco;
– Gestione dell’attività di Protocollo Generale e dell’Archivio Comunale;
– Albo Pretorio e Casa Comunale;
– Coordinamento dell’istruttoria e della gestione dell’attività deliberativa e decisionale degli organi dell’Ente;
– Gestione dell’attività di informazione relativa all’esercizio del mandato degli amministratori comunali;
– Disciplina del diritto di accesso;
– Rapporti con le Associazione degli Enti Locali
– Contenzioso
– Gare d’appalto
– Contratti
– Informatica – Gestione Acquisti – manutenzione – Assistenza
– Attività di supporto controllo di gestione
– Attività di supporto Nucleo di Valutazione

DOVE RIVOLGERSI

Segreteria Affari Generali

Piazza G. Matteotti n.11

tel 0766 87.01.52 – 0766 87.01.87

e-mail segreteria@comune.montaltodicastro.vt.it

Pec: comune.montaltodicastro.vt@legalmail.it

Responsabile del Servizio 

Avv. Lisetta D’Alessandri

tel. 0766870110

e-mail: lisetta.dalessandri@comune.montaltodicastro.vt.it

Addetti al servizio:

Sig.ra Stefania Giannetti – Assistenza Organi Collegiali e Affari Generali; Protocollo; Archivio; Albo Pretorio; Diritto di Accesso; Contenzioso; Provveditorato; Gare di appalti; Contratti

tel 0766 87.01.87

e-mail stefania.giannetti@comune.montaltodicastro.vt.it

e-mail segreteria@comune.montaltodicastro.vt.it

e-mail provveditorato@comune.montaltodicastro.vt.it

Sig.ra Fiorella Salvati – Servizio archivio/Protocollo

tel 0766 87.01.60

e-mail protocollo@comune.montaltodicastro.vt.it

Sig.ra Valentina Cevolo – Assistenza Organi Collegiali e Affari Generali; Archivio; Albo Pretorio; Diritto di Accesso; Contenzioso; Provveditorato; Gare di appalti; Contratti

tel. 0766/870152

e-mail segreteria@comune.montaltodicastro.vt.it

e-mail valentina.cevolo@comune.montaltodicastro.vt.it

Orari apertura:

Lunedì e mercoledì mattina dalle 10:30 alle 12:30

Giovedì pomeriggio dalle ore 15:30 alle ore 17:30

 
FUNZIONI DI SUPPORTO TECNICO AI COMPITI E ALLE INCOMBENZE ATTRIBUITE AL SEGRETARIO GENERALE DALLA LEGGE, DALLO STATUTO, DAI REGOLAMENTI O CONFERITAGLI DAL SINDACO. 

Presidia e gestisce le problematiche di rilevanza giuridica. Assicura il controllo formale di provvedimenti che devono essere approvati dagli Organi collegiali comunali, verificandone la regolarità rispetto alle disposizioni normative ed ai regolamenti, apportando le necessarie integrazioni. Monitora costantemente l’evoluzione della normativa di riferimento. L’Unità si articola in:

– Atti Deliberativi (Provvede alla predisposizione degli avvisi di convocazione e all’iscrizione degli atti all’ordine del giorno della Giunta e del Consiglio comunale, prevedendo puntuale informazione e supporto agli Organi e alle loro strutture di supporto (Commissioni, Staff del Consiglio).
-Assicura l’istruttoria degli atti deliberativi e degli ordini del giorno.
– Cura, dopo l’approvazione dei provvedimenti nelle sedi di competenza, le necessarie comunicazioni interne ed esterne e l’affissione all’Albo Pretorio, nonché gli adempimenti connessi alla esecutività degli atti.
– Assicura il costante rapporto con i Settori, in merito sia ad aspetti formali degli atti, che all’iter delle pratiche)
– Processo Atti Amministrativi (Assicura l’attento monitoraggio dell’intero processo di formazione degli atti amministrativi, con riferimento a: deliberazioni, determinazioni dirigenziali, ordinanze, atti di indirizzo.
– Assicura, d’intesa con il tutor informatico, il coordinamento dei sistemi informativi per il software di Settore)
– Segreteria agli Organi (Svolge attività di supporto al Segretario Generale per l’attività durante le sedute consiliari, ivi compreso il presidio delle operazioni di voto. Cura la redazione del verbale delle sedute consiliari e tutti gli adempimenti conseguenti. Gestisce la banca dati degli Amministratori e tutti gli adempimenti connessi alle nomine e alle surroghe, anche nelle Commissioni consiliari. Garantisce il presidio delle interpellanze, delle interrogazioni e degli ordini del giorno approvati)

GESTIONE DELL’ATTIVITÀ DI PROTOCOLLO GENERALE E DELL’ARCHIVIO COMUNALE.
– Protocollo Generale – Archivio, che si articola in:
– Protocollo Generale (Cura la protocollazione informatizzata dei documenti di competenza, nonché la ricerca delle informazioni. Assicura l’attività di sportello al pubblico per il ricevimento di istanze da inoltrare ai Settori di competenza, con applicazione del D.P.R. 28.12.2000, n. 445).
– Gestione corrispondenza e documenti (Garantisce la corretta assegnazione alle Unità organizzative della corrispondenza (proveniente dall’esterno e dall’interno) e dei documenti, compresa la gestione dell’iter informatizzato. E’ responsabile della tutela della riservatezza della corrispondenza)
– Archivio di Deposito e Storico (Gestisce l’Archivio Centrale del Comune dove sono conservati fondi documentari prodotti dai diversi Settori, provvedendo all’ordinamento, inventariazione e scarto delle serie archivistiche, anche mediante l’utilizzo di tecnologie informatiche e di software opportunamente studiati dalla stessa Unità operativa. Svolge funzioni di ricerca per tutti i Settori comunali. Cura i rapporti con la Soprintendenza Archivistica Statale in applicazione della normativa vigente, nonché con gli altri istituti archivistici cittadini);
– Spedizioni (Garantisce la gestione della corrispondenza interna tra Settori e di quella in uscita dall’Ente.
– Cura la contabilizzazione delle spese postali di tutti i Settori.
– Presidia il servizio di acquisizione e consegna all’Ente Poste degli invii.
– Cura la contabilizzazione delle spese postali di tutti i Settori.
– Predispone il materiale documentario, relativo ai lavori del Consiglio comunale, da notificare ai Consiglieri per l’inoltro all’Unità Notificazioni Atti.
– Cura la registrazione e le statistiche delle attività.)

ALBO PRETORIO E CASA COMUNALE.
Notificazioni a mezzo servizio postale 
Avvengono con spedizione della copia dell’atto al destinatario con raccomandata A/R. Modalità utilizzata soprattutto dalla Polizia Municipale per la notifica dei verbali di violazione al codice della strada.
Ritiro per mancata consegna di:
– atti del comune, dell’autorità giudiziaria e di altri enti, nonchè di privati
In caso di assenza o irreperibilità momentanea del destinatario, gli atti non consegnati possono essere ritirati, previa presentazione dell’avviso lasciato dal messo all’abitazione, ufficio o azienda, presso i seguenti Uffici:
. Casa Comunale Servizio Segreteria Affari Generali – cartelle di pagamento.

REQUISITI
Il ritiro può essere effettuato dall’interessato o da suo delegato; in questo caso è necessario che il delegato sia munito della cartolina di avviso, della delega scritta e di un documento di identificazione valido (del delegato). In mancanza dell’avviso, l’atto può essere ritirato solo dall’interessato con il documento di identificazione) degli atti nelle modalità e nei tempi previsti dalle norme e il successivo ritorno all’Ufficio/Ente richiedente. Assicura la notifica postale per tutti i Settori comunali. Assicura la corretta tenuta degli atti depositati presso la Casa Comunale e gli adempimenti connessi alla sede distaccata presso l’Esattoria. Assicura la corretta e puntuale affissione degli atti all’Albo Pretorio (Presso l’Albo Pretorio è possibile prendere visione, entro i termini di pubblicazione stabiliti dalla legge, di tutti gli atti amministrativi del Comune e di altri Enti (Azienda U.S.L., Aziende Municipalizzate, I.P.A.B., ecc) che secondo la normativa di riferimento devono essere portati a conoscenza del pubblico.

Atti in visione nella sede centrale dell’Albo Pretorio
– Ordinanze del Sindaco;
– atti di altri Enti Pubblici;
– decreti di cambiamento o aggiunta di nome e cognome. In questo caso è l’interessato che deve richiedere la pubblicazione dell’avviso presso l’Albo Pretorio presentando al Protocollo Generale:
. apposita domanda in carta bollata (distribuzione modulo c/o l’Albo Pretorio)
. fotocopie del decreto di autorizzazione del Prefetto.
– gare d’appalto
– avvisi d’asta
– bandi di concorso
– deliberazioni del Consiglio e della Giunta del Comune di Montalto di Castro

Casa Comunale
Presso l’Albo Pretorio ha sede la Casa Comunale che è l’ufficio nel quale vengono depositate le copie degli atti notificati dai messi comunali e dagli ufficiali giudiziari, per irreperibilità o assenza temporanea dei destinatari della notifica.
La Casa Comunale può essere anche il domicilio eletto, in caso di contratti, da uno dei contraenti per ricevere eventuali comunicazioni o notificazioni di cui è destinatario.

PUNTI DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO

ALBO PRETORIO (SEDE CENTRALE) e CASA COMUNALE
Piazza G. Matteotti n.11 – tel. 0766/87.01.87 – fax. e tel. 0766/87.01.82
orario: da lun. al ven. 10:00. alle 12.00, lun. e giov. pomeriggio dalle 16:00 alle 17:30). Assicura la consultazione della documentazione in corso di affissione. Assicura la consegna della documentazione depositata. Garantisce il corretto adempimento dell’affissione per gli atti che pervengono in via telematica. Custodisce in archivio gli atti relativi alle notificazioni ed alle affissioni.

COORDINAMENTO DELL’ISTRUTTORIA E DELLA GESTIONE DELL’ATTIVITÀ DELIBERATIVA E DECISIONALE DEGLI ORGANI DELL’ENTE.
– Garantisce, in raccordo con altri Settori comunali, gli adempimenti connessi.
– Assicura la funzione di informazione e supporto relativamente agli istituti di partecipazione popolare promossi dal Comune di Montalto di Castro (istruttoria pubblica, proposte da sottoporre all’esame del Consiglio comunale)

DISCIPLINA DEL DIRITTO DI ACCESSO.
– Assicura il rispetto del diritto all’accesso agli atti e ai documenti amministrativi, ai sensi del Legge 241/90 e del Regolamento Comunale per l’Accesso agli Atti e Documenti Amministrativi.

CONTROLLO DI GESTIONE
– Svolge funzioni di supporto, al professionista incaricato per il Controllo di Gestione, predisponendo gli atti, la documentazione, la corrispondenza ed i verbali necessari.

CONTENZIOSO
– Cura per tutti i settori gli adempimenti necessari per la costituzione in giudizio nelle vertenze di cui il Comune è parte. Provvede alla stesura delle determinazioni e degli atti deliberativi necessari. Tiene i contatti con i legali incaricati. Segue l’andamento delle vertenze. Provvede altresì per la rappresentanza e difesa del Comune in tutte le cause e gli affari giudiziari in materia amministrativa, civile e tributaria. Consulenze di carattere giuridico e amministrativo.

GARE D’APPALTO
– Gestisce l’attività amministrativa connessa alla realizzazione delle gare d’appalto del settore e degli altri servizi del Comune, dalla redazione del bando/avviso di gara, ovvero della lettera d’invito, fino alla stesura del verbale di aggiudicazione provvisoria dell’appalto ed alla trasmissione al servizio competente.
– Responsabilità diretta dei tempi e della correttezza delle procedure di gara, condividendone il programma con i vari settori.

CONTRATTI
– Redige i contratti pubblici, previa acquisizione della documentazione prevista, fra l’Ente e le società e/o imprese aggiudicatarie di appalti di lavoro e/o di servizi e/o di forniture
– Redige altresì convenzioni ecc.

INFORMATICA – GESTIONE ACQUISTI – MANUTENZIONE – ASSISTENZA.
– Gestisce, previo parere tecnico del CED, gli acquisti del materiale informatico necessario.
– Cura i rapporti con la società incaricata della fornitura dei software, dell’assistenza ed aggiornamento degli stessi. Cura la gestione del sito Web del Comune in accordo con il CED

ATTIVITÀ DI SUPPORTO NUCLEO DI VALUTAZIONE.
Svolge funzioni di supporto, al Nucleo di Valutazione, predisponendo gli atti, la documentazione, la corrispondenza ed i verbali necessari.