- Funzioni di supporto tecnico ai compiti e alle incombenze attribuite al Segretario Generale dalla Legge, dallo Statuto, dai Regolamenti e/o conferitagli dal Sindaco;
- Gestione dell’attività di Protocollo Generale e dell’Archivio Comunale;
- Albo Pretorio e Casa Comunale;
- Coordinamento dell’istruttoria e della gestione dell’attività deliberativa e decisionale degli organi dell’Ente;
- Gestione dell’attività di informazione relativa all’esercizio del mandato degli amministratori comunali;
- Informatica – Gestione Acquisti – manutenzione – Assistenza
- Assistenza agli organi collegiali
L'Ufficio Protocollo del comune ha il compito di gestire tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell'amministrazione comunale. Le principali responsabilità e funzioni dell'Ufficio Protocollo includono:
Gestione dell’attività di protocollo generale e dell’archivio comunale
Protocollo Generale
- Cura la protocollazione informatizzata dei documenti di competenza, nonché la ricerca delle informazioni.
- Assicura l’attività di sportello al pubblico per il ricevimento di istanze da inoltrare ai Settori di competenza, con applicazione del D.P.R. 28.12.2000, n. 445.
Gestione corrispondenza e documenti
- Garantisce la corretta assegnazione alle Unità organizzative della corrispondenza (proveniente dall’esterno e dall’interno) e dei documenti, compresa la gestione dell’iter informatizzato.
- È responsabile della tutela della riservatezza della corrispondenza.
Spedizioni
- Garantisce la gestione della corrispondenza interna tra Settori e di quella in uscita dall’Ente.
- Cura la contabilizzazione delle spese postali di tutti i Settori.
- Presidia il servizio di acquisizione e consegna all’Ente Poste degli invii.
Albo Pretorio e Casa Comunale
Notificazioni a mezzo servizio postale
- Avvengono con spedizione della copia dell’atto al destinatario con raccomandata A/R. Modalità utilizzata soprattutto dalla Polizia Municipale per la notifica dei verbali di violazione al codice della strada.
Ritiro per mancata consegna di:
- Atti del comune, dell’autorità giudiziaria e di altri enti, nonché di privati. In caso di assenza o irreperibilità momentanea del destinatario, gli atti non consegnati possono essere ritirati, previa presentazione dell’avviso lasciato dal messo all’abitazione, ufficio o azienda, presso i seguenti Uffici:
- Casa Comunale Servizio Segreteria Affari Generali – cartelle di pagamento.
Requisiti
- Il ritiro può essere effettuato dall’interessato o da suo delegato; in questo caso è necessario che il delegato sia munito della cartolina di avviso, della delega scritta e di un documento di identificazione valido (del delegato).
- In mancanza dell’avviso, l’atto può essere ritirato solo dall’interessato con il documento di identificazione) degli atti nelle modalità e nei tempi previsti dalle norme e il successivo ritorno all’Ufficio/Ente richiedente.
- Assicura la notifica postale per tutti i Settori comunali.
- Assicura la corretta tenuta degli atti depositati presso la Casa Comunale e gli adempimenti connessi alla sede distaccata presso l’Esattoria.
- Assicura la corretta e puntuale affissione degli atti all’Albo Pretorio. Presso l’Albo Pretorio è possibile prendere visione, entro i termini di pubblicazione stabiliti dalla legge, di tutti gli atti amministrativi del Comune e di altri Enti (Azienda U.S.L., Aziende Municipalizzate, I.P.A.B., ecc) che secondo la normativa di riferimento devono essere portati a conoscenza del pubblico.
Albo Pretorio on-line
- Convocazioni
- deliberazioni del Consiglio e della Giunta
- determinazioni
- Avvisi al pubblico
- bandi di gara
- pubblicazioni di matrimonio
- altro
- altri enti
- elezioni
- Ordinanze del Sindaco
- verbali
- concorsi
- ordinanze dirigenziali
- decreti
- pratiche edilizie
- autorizzazioni
- paesaggistiche
- decreti presidente del Consiglio
L’archivio dell’albo pretorio è visionabile tramite il seguente link:
L'ufficio inoltre, provvede all’acquisto della cancelleria, del materiale di consumo delle stampanti in dotazione agli uffici comunali, del materiale cartaceo, di stampati, dei libri e pubblicazioni tecnico-scientifiche. Provvede al rinnovo degli abbonamenti a riviste specializzate di settore, al rinnovo delle banche dati on-line di leggi e regolamenti e al rimborso delle spese di viaggio del personale dipendente e degli amministratori. Gestisce il deposito del materiale di cancelleria provvedendo alle relative attività di approvvigionamento e distribuzione. Cura il servizio di noleggio dei fotoriproduttori con la ditta appaltatrice. Cura i contatti con il Broker e con le compagnie di assicurazione. Gestisce l’appalto del servizio di pulizia ordinaria dei locali comunali.
Piazza G. Matteotti n.11
