Ufficio Protocollo

Competenze

L'Ufficio Protocollo del comune ha il compito di gestire tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell'amministrazione comunale. Le principali responsabilità e funzioni dell'Ufficio Protocollo includono:

Gestione dell’attività di protocollo generale e dell’archivio comunale

Protocollo Generale

Cura la protocollazione informatizzata dei documenti di competenza, nonché la ricerca delle informazioni.
Assicura l’attività di sportello al pubblico per il ricevimento di istanze da inoltrare ai Settori di competenza, con applicazione del D.P.R. 28.12.2000, n. 445.

Gestione corrispondenza e documenti

Garantisce la corretta assegnazione alle Unità organizzative della corrispondenza (proveniente dall’esterno e dall’interno) e dei documenti, compresa la gestione dell’iter informatizzato.
È responsabile della tutela della riservatezza della corrispondenza.

Spedizioni

Garantisce la gestione della corrispondenza interna tra Settori e di quella in uscita dall’Ente.
Cura la contabilizzazione delle spese postali di tutti i Settori.
Presidia il servizio di acquisizione e consegna all’Ente Poste degli invii.

Albo Pretorio e Casa Comunale

Notificazioni a mezzo servizio postale

Avvengono con spedizione della copia dell’atto al destinatario con raccomandata A/R. Modalità utilizzata soprattutto dalla Polizia Municipale per la notifica dei verbali di violazione al codice della strada.

Ritiro per mancata consegna di:

Atti del comune, dell’autorità giudiziaria e di altri enti, nonché di privati. In caso di assenza o irreperibilità momentanea del destinatario, gli atti non consegnati possono essere ritirati, previa presentazione dell’avviso lasciato dal messo all’abitazione, ufficio o azienda, presso i seguenti Uffici:
- Casa Comunale Servizio Segreteria Affari Generali – cartelle di pagamento.

Requisiti

Il ritiro può essere effettuato dall’interessato o da suo delegato; in questo caso è necessario che il delegato sia munito della cartolina di avviso, della delega scritta e di un documento di identificazione valido (del delegato).
In mancanza dell’avviso, l’atto può essere ritirato solo dall’interessato con il documento di identificazione) degli atti nelle modalità e nei tempi previsti dalle norme e il successivo ritorno all’Ufficio/Ente richiedente.
Assicura la notifica postale per tutti i Settori comunali.
Assicura la corretta tenuta degli atti depositati presso la Casa Comunale e gli adempimenti connessi alla sede distaccata presso l’Esattoria.
Assicura la corretta e puntuale affissione degli atti all’Albo Pretorio. Presso l’Albo Pretorio è possibile prendere visione, entro i termini di pubblicazione stabiliti dalla legge, di tutti gli atti amministrativi del Comune e di altri Enti (Azienda U.S.L., Aziende Municipalizzate, I.P.A.B., ecc) che secondo la normativa di riferimento devono essere portati a conoscenza del pubblico.